automatischer Rechnungseingang

Automatischer Rechnungseingang:
Ein individueller Standard

Nicht nur Großunternehmen, auch kleinere und mittelständische Unternehmen entdecken die Vorteile, die mit der Digitalisierung des Rechnungseingangs einher gehen. Der standardisierte, von GODYO entwickelte Prozess automatisiert den gesamten Rechnungseingang bis zur Rechnungsübergabe an die Finanzbuchhaltung.

Warum sich die Automatisierung des Rechnungseingangs lohnt

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen, vom Posteingang bis zur Buchung, ist mit erheblichen Aufwänden verbunden. Die Umstellung auf eine intelligente und automatisierte Bearbeitung erleichtert und beschleunigt diesen Prozess. Dabei werden alle eingehenden Rechnungen mit Hilfe von agorum core® über definierte E-Mail-Postfächer zentral aufgenommen. Volltexte und Metadaten werden automatisch ausgelesen und in vorgesehene Prozesse geleitet. Durch bereits erkannte Rechnungen werden Dubletten verhindert, Lieferantenakten verknüpft und betroffene Kostenstellen und Abteilungen zugeordnet. Diese können parallel Prüfungen durchführen und Freigaben erteilen. Automatische Erinnerungen und Eskalationen sichern die ordnungsgemäße Bearbeitung aller Rechnungen. Beliebige Systeme können durch eine Vielzahl von Schnittstellen angebunden werden.

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Volle Kontrolle über den Prozess und schnelle Verteilung im Unternehmen
  • Automatische rechnerische Kontrolle
  • Überprüfung und Ausschluss von Dubletten
  • Automatisches Zuweisen von Prüfern
  • Kontierung auf einzelne oder mehrere Kostenstellen und -träger
  • Mehrstufige Freigabeinstanzen inklusive Eskalation bei zeitlicher Überschreitung
  • Automatische Erfassung und intelligente Verarbeitung der Rechnungsinhalte
  • Skontotermine und Zahlungsfristen werden sicher eingehalten
  • Revisionssichere Ablage nach GoBD, ISO 9001
  • Aktiver Umweltschutz durch erhebliche Reduktion des Papier- und Archivbedarfs

Automatischer Rechnungseingang á la GODYO

Unser automatischer Rechnungseingang ist ein vorgefertigter und umfangreicher Freigabeworkflow, der dank seiner Parametrisierung schnell und unkompliziert an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Sie erhalten bereits vorgefertigte Bausteine, mit denen der Standardprozess zu Ihrem individuellen Freigabeworkflow wird.

Auszug mitgelieferter Bausteine

  • Dublettenprüfung: agorum core® überprüft, ob die Rechnung bereits vorhanden ist und informiert den Anwender.
  • Lieferscheinzuordnung: Eingelesene Lieferscheine werden der Rechnung automatisch zugeordnet, wobei der Anwender die Zuordnung erweitern oder verändern kann.
  • Eskalation: Wird eine Rechnung nicht rechtzeitig freigegeben, so erhält eine definierte Anwendergruppe eine Systembenachrichtigung.
  • Zusätzliche Dokumente: Zur Rechnung können zudem externe Dokumente hochgeladen werden, wie beispielsweise Schriftwechsel oder Bestellungen.
automatischer Rechnungseingang | GODYO

Ein Standard, der sich an individuelle Bedürfnisse anpasst

Für die individuelle Anpassung werden in den einzelnen Knoten des Workflows Parameter abgefragt. Das können zum Beispiel die Rechte für die Bearbeitung der Rechnungsdaten oder auch die Zuteilung von Vorgängen zu Kostenstellen oder Aufwandskonten sein. Komplette Workflows lassen sich so in kürzester Zeit konfigurieren. Der Rechnungsprozess wird für alle transparent und nachvollziehbar.

Von der Implementierung bis zum Go-live

Bei der Einführung des automatischen Rechnungseingangs setzt GODYO auf ein vielfach bewährtes Vorgehen. Dabei werden von Beginn an alle Key-User mit in den Prozess einbezogen und geschult. Das gewährleistet, dass sie im anschließenden Produktivbetrieb optimal mit dem Programm umgehen können. Parallel dazu beginnt auch der kontinuierliche Austausch mit den Verantwortlichen der IT-Abteilung.

In 5 Schritten zur Implementierung:

  • Workshop inklusive aller Key-User
  • Implementierung des automatischen
  • Rechnungseingangs – Anbindung an Drittsysteme
  • Schulung der Anwender – Trainieren von Rechnungen
  • Testläufe mit Key-Usern
  • Go-live: Start in den Produktivbetrieb

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