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Automatisierter Rechnungseingang schafft Transparenz

Digitalisierung der Geschäftsprozesse: Angesichts verbreiteter Home-Office-Regelungen zur Vermeidung von Infektionsrisiken gerät die Prüfung und Freigabe eingehender Rechnungen innerhalb der Zahlungsfrist zur Herausforderung. Mit Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann dies einfacher, schneller und effizienter als mit der Hauspost abgewickelt werden.

Rechnungseingang im betrieblichen Alltag

Dokumentenmanagement DMS DemoUnternehmen und Einrichtungen verfügen unabhängig von ihrer Größe meist über einen zentralen Einkauf, der den Bedarf von Produktion und der Abteilungen mit Hilfe eines Warenwirtschafts- oder ERP-Systems  beschafft. Hier können eingehende Rechnungen meist rasch im System erfasst, geprüft und freigegeben werden. Häufig sind Hauptlieferanten auch schon mittels elektronischer  Übermittlung, etwa EDI (Electronic Data Interchange) oder OpenTrans angebunden. Entweder direkt im gleichen System oder über eine per Schnittstelle angebundene Finanzbuchhaltungslösung wird das fristgerechte Anweisen der Zahlungen unter Berücksichtigung der aktuellen Liquidität und evtl. Skonti abgesichert.

Anders sieht es mit Bestellungen aus, die dezentral z. B. durch Projektleiter getätigt und  häufig nicht über standardisierte Artikel/Warenkörbe abgebildet werden. Beispiele hierfür sind projektbezogen beauftragte Dienstleistungen, Büromaterial oder Sondereinkäufe über das Internet. Zugehörige E-Mail-Rechnungen werden häufig ausgedruckt und auf Papier dem Besteller zur Prüfung vorgelegt, ehe in der Buchhaltung die Zahlung manuell ausgelöst werden kann. Hier und da geschieht dies auch schon via E-Mail oder mittels Workflowlösungen, aber im gewerblichen Mittelstand ist die Durchdringung in diesem Bereich noch relativ gering1.

Seit 2014 sind wir Pro-Partner von agorum und bieten hier auf Basis des DMS agorum individuell zugeschnittene Workflow-Lösungen an, die auch in die bestehende ERP-Landschaften integriert werden können.

Lösungsfindung: stufenweises Vorgehen mit hybridem Projektmodell

Wie läuft so ein Projekt in der Praxis ab? – Aus Erfahrungen mit anderen Softwarelösungen haben wir ein erprobtes Stufenmodell auf die Automatisierung des Rechnungseinganges mittels des DMS agorum core adaptiert:

  1. Anforderungsdefinition

Gemeinsam mit Ihnen werden in einem Workshop alle Anforderungen an den Prozess aufgenommen und in einem Kurzpflichtenheft beschrieben. Nach Aufwandsbewertung können wir Ihnen die gewünschte Lösung zum Festpreis anbieten. Bedarfsgerecht können wir Ihnen evtl. notwendige IT-Infrastruktur, die agorum-Lizenzen sowie Konfigurations- und Programmierarbeiten als auch die Schulung der Anwender und das Projektmanagement “aus einer Hand” anbieten.

  1. Implementieren des Dokumentenspeichers

Nach Installation der agorum Softwaresuite werden Ordnerstruktur, Aktionen und kundenspezifisches Suchen sowie Nutzer, Gruppen und Rechte konfiguriert. Auch die individuelle Anpassung der Programmoberfläche ist möglich. Danach kann das System entweder testweise oder auch schon produktiv zur Ablage von Dokumenten eingesetzt werden.

  1. Automatisierung des Rechnungseinganges

Vorschau des automatisch verarbeiteten DokumentsRechnungen können nun direkt vom Absender über eine speziell für den Rechnungseingang eingerichtete E-Mail-Adresse eingesandt werden. Papierrechnungen werden eingescannt und ebenfalls an das DMS weitergeleitet. Alle Rechnungen werden vom DMS über das integrierte Texterkennungssystem auf Basis OCR (Optical Character Recognition = Optische Zeichenerkennung) automatisch und positionsgenau ausgelesen und mit sogenannten Metadaten für den weiteren Bearbeitungsablauf versehen. Da sich Layout und Syntax der Lieferanten-Rechnungen unterscheiden, lässt sich das Texterkennungssystem entsprechend trainieren. Dies können DMS-Nutzer bereits nach einer kurzen Einweisung selbst erledigen. Nur in Ausnahmefällen ist ein manuelles Nachbereiten nicht bzw. nicht vollständig erkannter Belege durch den Anwender erforderlich.

  1. Freigabeworkflows implementieren

Über einen im DMS integrierten, kundenspezifischen und mehrstufig verzweigten Freigabe-Workflow werden nun alle Rechnungen zur Prüfung dem jeweils zuständigen Bearbeiter zugeordnet. Dieser bekommt eine E-Mail in sein Postfach und kann nun in seinem DMS-Workflow die im zugewiesenen Rechnungen prüfen, freigeben, abweisen oder auch sperren. Der Bearbeitungsstatus aller Rechnungen ist immer transparent. Die im DMS verwalteten Dokumente sind nach GoBD revisionssicher archiviert und können jederzeit wiedergefunden werden.
Für die Implementierung des Freigabe-Workflows setzen wir auf die neue Workflow-Engine² von agorum, die aktuell in mehreren Pilotprojekten verwendet wird. Der dort integrierte Editor ermöglicht dem Administrator jetzt auch Anpassungen und Neuentwicklung von Workflows mit geringem Aufwand, sollten sich zukünftig Anforderungen ändern.

Investitionssicherung: Hybrides Projektmodell – Interaktion mit dem Anwender

Wir arbeiten nach einem hybriden Projektmodell. Agile Methoden in der Entwicklung bzw. beim Konfigurieren der Workflow-Skripts werden mit klassischen Projektmethoden wie phasenweisem Vorgehen und Festpreisverträgen kombiniert. Die frühzeitige Interaktion mit dem Anwender auf einem Test- oder Entwicklungssystem sichert eine anforderungsgerechte Ausführung und ermöglicht das Erschließen von Verbesserungspotentialen, erhöht die Nutzerakzeptanz und sichert einen schnelleren Routinestart.

Das Know-how unserer Mitarbeiter umfasst neben der individuellen Produktanpassung (Customizing) auch die Entwicklung eigener Dialogmasken und Workflowelemente sowie die Implementierung benötigter Schnittstellen. Dank der umfassenden Java-/Javascript-Erfahrungen unserer Experten sind auch spezielle Anforderungen umsetzbar.

Aktuell haben Sie die Möglichkeit, das DMS agorum 2 Monate lang kostenlos zu testen.

Vereinbaren Sie gern einen Gesprächstermin mit uns!

1 vgl. Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019 – Studie zu Status quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM)“

2 Die Workflow Engine interpretiert zur Laufzeit Ereignisse, wie beispielsweise den Eingang eines Dokumentes per E-Mail, oder den Ablauf einer zeitlichen Frist, und reagiert darauf mit der im modellierten Arbeitsablauf definierten Aktion. Diese Aktion kann beispielsweise die Speicherung des Dokumentes in einem Dokumentenmanagementsystem oder die Eskalation überfälliger Arbeiten an das Management sein. (Quelle: Wikipedia)

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