Digitale Akten
Aktenverwaltung im Zeitalter der Digitalisierung
Unternehmen und Institutionen sammeln heute so viele Daten wie nie zuvor. Die Speicherung sowie Verarbeitung der eingehenden Informationsflut wird zu einer immer größeren Herausforderung. Im Laufe der Zeit können wichtige Geschäftsdokumente wie Korrespondenzen, Verträge und Projektdokumentationen ein beträchtliches Volumen erreichen und kostbaren Speicherplatz beanspruchen. Die Suche nach Informationen gestaltet sich ebenfalls immer komplizierter und geht mit einem erheblichen Zeitaufwand für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einher.
Laut einer Bitkom Studie1 (2021) hat die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen bei 95% der deutschen Unternehmen an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig haben knapp zwei Drittel der Teilnehmer festgestellt, dass viele der analogen Prozesse das Arbeiten aus dem Home-Office teils massiv behindern. Dennoch sieht sich immer noch die Hälfte aller Unternehmen als Nachzügler bei dem Thema Digitalisierung, was häufig auf den Annahmen eines unzureichenden Schutzes von sensiblen Daten und zu hohen monetären und zeitlichen Investitionen beruht.
Zu den Herausforderungen des technologischen Fortschritts haben wir in den vergangenen Jahren eine neue Art des Arbeitens kennengelernt. Die weltweite Covid-19-Pandemie hat die Digitalisierung von analogen Prozessen weiter voran getrieben, denn ein digitaler Dokumentenprozess schützt die Geschäftskontinuität auch in Krisenzeiten. Die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten ist somit längst kein Nice-to-Have mehr, sondern ein von essenzieller Notwendigkeit, um mit den steigenden Ansprüchen Schrittzuhalten.
Lassen Sie sich nicht abhängen! Es ist an der Zeit, dass auch Ihr Unternehmen sich von Papierdokumenten verabschiedet und in die Welt der elektronischen Aktenverwaltung einsteigt.
GODYO unterstützt Unternehmen dabei, Kosten einzusparen, Arbeitszeiten zu reduzieren und Geschäftsprozesse dadurch erheblich zu beschleunigen.
1) https://www.bitkom.org/sites/default/files/2021-05/bitkom-prasentation-digital-office-05-05-2021_final.pdf
Sollten Ihnen die folgenden Situationen bekannt vorkommen, ist es an der Zeit sich mit dem Thema Digitalisierung Ihrer Akten auseinandersetzten.
- Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlieren wertvolle Zeit durch aufwändige Suchen nach aktuellen Informationen
- Dokumente sind nicht auffindbar, weil sie versehentlich falsch abgeheftet wurden
- Relevante Informationen sind nicht sofort griffbereit
- Es entstehen Verzögerungen im Arbeitsprozess durch die manuelle Arbeit mit den Informationen
- Ihre Akten verstauben in Archiven und die Ordner stapeln sich zunehmend
- Ihre Kunden und Mitarbeiter*innen sind frustriert aufgrund langer Durchlaufzeiten
Was ist eine digitale Akte?
Digitale Akten sind Sammlungen von Informationen und Dokumenten wie beispielsweise Textdokumente, Scans, E-Mails oder Bilder, die in einem gemeinsamen Kontext gebündelt und gespeichert werden. Sie stellen damit das moderne Pendent zu einer physischen Akte dar, weisen ihr gegenüber aber deutliche Vorteile auf. Unter anderem vereinfachen Sie die Verwaltung wichtiger Daten und fassen alle relevanten Elemente an einem zentralen Ort zu einer klaren Struktur zusammen.
Digitale Akten lassen sich für alle Anforderungen, Branchen und Unternehmen abbilden. Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig.
Use Case: Kundenakte
Sie benötigen Informationen zu einem Ihrer Kunden, aber wissen nicht, wo Sie suchen sollen? Ist das aktuelle Angebot am Anhang einer E-Mail oder ist es in einem Ordner abgelegt? Wie ist der Status des laufenden Kundenprojektes und welche Aufgaben sind noch zu erledigen?
Wir wissen: Begeisterte Kunden sind loyal und wichtig für eine stabile Entwicklung Ihres Unternehmens. Ihre Kunden erwarten Effizienz und einen professionellen Service. Ein tiefgehendes Wissen über die einzelnen Geschäftsbeziehungen ist daher ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Hier kann die digitale Kundenakte ihr Potenzial beweisen. Dank ihr sind alle wichtigen Informationen zu einem Kunden immer nur wenige Klicks entfernt und sofort übersichtlich dargestellt.
Zu den typischen Bestandteilen von Kundenakten gehören beispielsweise:
- Angebote und Aufträge
- Korrespondenzen
- Kundenrahmenverträge
- Ansprechpartner
- Rechnungs- und Lieferinformationen
Gute Gründe für ein digitales Aktensystem
Struktur und Transparenz
Idealerweise sind die digitalen Akten Bestandteil eines DMS/ECMs. Digitalisierte und indizierte Daten werden in ein DMS/ECM wie agorum core® exportiert und automatisch in den in den entsprechenden Bibliotheken gespeichert, wo ihre Verwendung verfolgt, dokumentiert und verwaltet wird.
Die Struktur der Daten kann dabei leicht vereinheitlicht werden und jederzeit an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Das Wissen steht somit allen berechtigen Nutzern transparent zur Verfügung und ermöglicht durch die erhöhte Auskunftsfähigkeit einen erstklassigen Service. Individuell konfigurierbare Oberflächen vereinfachen Ihren Mitarbeiter*innen die Arbeit, da ausschließlich für die jeweilige Position relevante Informationen und Aufgaben strukturiert und übersichtlich angezeigt werden.
Finden statt Suchen
Die analoge Speicherung von Informationen in einem digitalisierten intensiven Wettbewerbsumfeld ist keine effiziente Lösung. Verzögerungen durch die Suche nach Dokumenten können zu erheblichen Produktivitätseinbußen führen. Nur ein paar Minuten pro Tag summieren sich im Laufe eines Jahres zu einer enormen Zeitverschwendung. Wenn verschiedene Abteilungen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehrere Versionen desselben Dokumentes verwenden, kann sich selbst das einfachste Projekt in die Länge ziehen
Digitalisierte und indizierte Dokumente, die bestimmte Schlüsselwörter oder entsprechende Informationen in den Metadaten enthalten, werden von den elektronischen Suchsystemen erkannt und den Nutzern innerhalb kürzester Zeit angezeigt. Damit sind alle wichtigen Informationen immer nur wenige Klicks entfernt.
Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit aller relevanten Informationen
Digitalisierte Informationen bieten weiterhin den Vorteil, dass sie jederzeit und ortsunabhängig von dem zentralen Speicherort abgerufen werden können, was vor allem die Arbeit im Außendienst oder im Home-Office erheblich verbessert, da die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter*innen deutlich erhöht wird.
Deutliche Kostenreduktion
Viele Unternehmen sind sich noch nicht gänzlich bewusst, welche Potenziale der Kosteneinsparung eine Digitalisierung ihrer Daten mit sich bringen würde. Die täglich eingehen Datenmengen in Unternehmen und Institutionen erreichen im Laufe der Zeit riesige Volumina und beanspruchen wertvollen Lagerplatz. Eine Speicherung aller Informationen in Papierform ist aus finanzieller Sicht nicht mehr tragbar.
Durch eine elektronische Verwaltung Ihrer Informationen reduzieren sich die Kosten für Papier, Ordner, Druck und Lagerung. Ebenso werden durch den Wegfall manueller Tätigkeiten, wertvolle Zeiten für wertschöpfende Tätigkeiten freigesetzt.
Sicherheit und Minimierung von Risiken
Ein weiteres Problem in analogen Arbeitsvorgängen ist die Datenkontrolle. Oftmals ist es schwierig den unbefugten Zugriff auf Papierdokumente zu verhindern, was dazu führen kann, dass wichtige Informationen abhandenkommen, falsch abgelegt oder zerstört werden.
Dank eines intelligenten Rechtesystems können individuelle Zugriffsberechtigungen vergeben werden. Diese Funktionalität erhöht die Verantwortlichkeit Ihrer Mitarbeiter*innen, da die Möglichkeit anonymer Änderungen und Bearbeitungen ausgeschlossen ist. Zusätzlich werden Datensicherheitsaspekte wie Compliance, Revisionssicherheit und GoBD-Konformität berücksichtigt.
Weitere Vorteile im Überblick:
- Digitale Akten lassen sich schnell und automatisiert anlegen
- Vereinfachte und beschleunigte Geschäftsprozesse
- Übersichtlichkeit durch zentrale Ablage
- Digitale Recherche von Daten aus gescannten Dokumenten dank OCR-Erkennung
- Kollaboratives Arbeiten an Dokumenten durch mehrere Bearbeiter
- Vermeidung von Doppelablagen und intelligente Versionsverwaltung
- Protokollierung einzelner Arbeitsschritte und Bearbeiter
- Medienbruchfreie Workflows
- Verbesserter Service durch hohe Auskunftsfähigkeit
- Automatische Weiterleitung von Dokumenten zur Überprüfung, Änderung oder Freigabe
- Revisionssichere und rechtskonforme Archivierung
- Viele Zusatz- und Notizfunktionen
Die Digitalisierung ihrer Papierdokumente ist die ideale Basis, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen und den Einstieg in die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse zu meistern. Unsere Softwarelösungen sind so konzipiert, dass sie von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter schnell und intuitiv bedient werden können.
Unsere Experten zeigen Ihnen gerne im Detail, welche Mehrwerte eine Umstellung auf eine digitale Aktenverwaltungen bietet und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um diese umzusetzen. Mit unserer langjährigen Erfahrung sind wir ein zuverlässiger Partner für Ihre Digitalisierungsprojekte und begleiten Sie ins digitale Zeitalter. Vereinbaren Sie gleich einen Interview-Termin.
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