Dokumentenmanagement-Software

Durch die stetig wachsende Dokumentenflut stehen Unternehmen zunehmend vor einer Herausforderung. Neben rechtlichen Anforderungen wie der revisionssicheren Archivierung ist es wichtig, den Dokumentenfluss optimal zu steuern. Ein geeignetes DMS unterstützt Sie dabei optimal bei dokumentenbasierenden Prozessen. 

Wir bieten Ihnen ein Dokumentenmanagement-System, welches exakt an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Die maximale Flexibilität gewährleistet Ihnen optimale und individuelle Prozesse.  

Von Archivierung, Rechnungserfassung, elektronischen Akten, Revisionssicherheit, E-Mail-Archivierung bis zur Prozessautomation - wir beraten Sie gern.

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Dokumente und E-Mails schneller archivieren

Eine Ablage, die aus Papierstapeln und Aktenordnern besteht, ist umständlich und zeitaufwändig. Mit einem DMS ist dies in kürzester Zeit erledigt. Ein DMS bringt Ihnen bis zu 90% Zeitersparnis beim Archivieren von E-Mails und Dokumenten. Dadurch wird nicht nur die Produktivität erhöht, auch die Motivation nimmt zu. Mitarbeiter können die gewonnene Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen.


Automatisieren Sie Ihre Prozesse

Mit dem DMS leiten Sie Dokumente automatisch durch Ihr Unternehmen und binden diese auch in beliebige Prozesse ein. Die zeitraubende und langwierige Weitergabe von Schreibtisch zu Schreibtisch entfällt.
So dauert beispielsweise eine elektronische Rechnungsfreigabe nur noch einen Bruchteil der Zeit, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eine Freigabe erteilen können.


Jederzeit die aktuelle Dokumentenversion

Wird in einem DMS mit Dokumentenhistorie ein Dokument neu abgespeichert, wird automatisch eine neue Version angelegt. So können überschriebene Dateien schnell und einfach wiederhergestellt werden. Auch wenn mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, werden alle Änderungen zuverlässig übernommen.

Darum nutzen Unternehmen ein DMS

Ihr neues DMS – spart Zeit, senkt Kosten und erhöht die Produktivität

  • 90 % bescheinigen ihrem DMS einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz dokumentenbasierter Prozesse.
  • 75 % erreichen eine Verbesserung der Daten- und Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten.
  • 60 % haben weniger Aufwand und Kosten für die Handhabung von Dokumenten.
  • 56 % schätzen die mobile Verfügbarkeit von Informationen.
  • 52 % wollen Regeln und Gesetze einhalten z.B. revisionssicher archivieren.

Als weitere Nutzen wurden genannt: bessere Informationen (50 %), automatisierte Prozesse (47 %), höhere Datenintegration (41 %), reduzierte Prozesskosten (39 %) und höhere Prozessintegration (34 %).

Quelle Studie „ECM im MIttelstand 2015“, Herausgeber: Bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und Neue Medien e.V), Berlin. Frühjahr 2015.


Dokumentenbezogene Sachkosten mindern

Archivräume und Aktenordner gehören der Vergangenheit an. Dies mindert nicht nur die Material- und Raumkosten, sondern auch die Transportkosten zu einem anderen Standwort entfallen. 


Stellen Sie Wissen zentral zur Verfügung

Alle Informationen werden zentral in elektronischen Akten gesammelt. Diese können jederzeit von Mitarbeitern abgerufen und verarbeitet werden. Die Geschäftsleitung kann aufgrund der breiten Datenbasis strategische Entscheidungen leichter treffen.


Mehr Komfort und Sicherheit beim Filesharing

Ein weiteres Argument für ein DMS ist der kontrollierte Datenaustausch. Teilen Sie einfach und sicher Daten mit Kollegen, anderen Standorten und externen Partnern. Behalten Sie ohne ein zusätzliches System den Überblick über Ihre Daten.

Dokumente effizient erstellen und verwalten

Fast 5 Stunden pro Woche wendet ein Mitarbeiter für überflüssige Arbeitsabläufe und Herausforderungen bei der Dokumentenerstellung und –verwaltung auf. Dies fand eine im Jahr 2012 im Auftrag von Adobe durchgeführte Studie1 heraus. Pro Jahr kann dies auf 6.250 Euro je Mitarbeiter beziffert werden. Auf das gesamte Unternehmen gerechnet, wird dadurch die Produktivität um 8,4% verringert.

Große „Zeitfresser“ sind unter anderem:

  • Kompliziertes Handling von Papierdokumenten in Ordnungssystemen
  • Suche nach Informationen aus verschiedenen Quellen oder Ablageorten
  • Erfolglose und frustrierende Suche nach Dokumenten
  • Neuerstellung von Dokumenten, wenn aktuelle Version nicht gefunden wird

Vorteile eines DMS:

  • Sie finden Dokumente sofort. Der Verlust von Dokumenten gehört der Vergangenheit an.
  • Übersichtlichkeit und Klarheit durch eine automatische Ablage in elektronische Akten
  • Einfacher Umgang mit digitalen Dokumenten anstatt Papierberge
  • Beschleunigung und Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen
  • Jedem Mitarbeiter stehen alle Versionen eines Dokuments jederzeit zur Verfügung

1: Whitepaper „Überbrücken des Produktivitätsgefälles von Information Workern in Westeuropa: neue Herausforderungen und Chancen für die IT“, Herausgeber: IDC, Melissa Webster, im Auftrag von Adobe. September 2012.

Vorteile eines DMS

Sofort verfügbare Dokumente die schnell bearbeitet werden können, steigern ihr Kundenzufriedenheit nachhaltig.

Nutzen Sie die Vorteile von lückenlosen und schnell verfügbaren Daten:

  • Ein DMS vergisst und verliert keine Dokumente
  • Alle Daten werden schnell und geordnet zur Verfügung gestellt
  • Ihre Mitarbeiter haben sofort Zugriff auf wichtige Informationen und können auf Anfragen reagieren
  • Treffen Sie fundierte und strategische Entscheidungen mithilfe einer lückenlosen Datenbasis

Sicherer Datenaustausch und gesetzliche Vorgaben erfüllen

Die rechtlichen Vorschriften, Sicherheitsbestimmungen und Aufbewahrungsfristen, welche für klassische Papierdokumente gelten, treffen auch auf E-Mails und digital archivierte Dokumente zu. Revisionssichere Akten unterliegen bestimmten Anforderungen. Sie müssen unveränderbar und fälschungssicher sein. Auch das Ursprungsdokument muss bei digitalen Akten im Original erhalten bleiben. Daher ist es zwingend erforderlich, dass jede Veränderung komplett und nachvollziehbar als neue Version dokumentiert wird.

Ein DMS bietet Ihnen die Lösung für alle genannten Anforderungen. Wir beraten Sie gerne.

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