Microsoft 365 – der Modern Workplace – Teil 2

Modern Workplace ist das Gebot der Stunde – veränderte Arbeitsweisen wie Home-Office oder virtuelle Meetings erfordern neue Technologien, um in Firmenteams oder auch mit Kunden weiterhin gut zusammen zuarbeiten. Hier kommen die Möglichkeiten der Cloud zum Tragen, unkompliziert, ortsunabhängig und sicher auf alle benötigten Daten zuzugreifen. Hier ist die Fortsetzung unseres Interviews mit Robert Gwosdz und Maik Tanneberg.

Welcher Aufwand sollte für die M365-Einführung eingeplant werden?

Maik Tanneberg: Die M365-Umgebung kann grundsätzlich sehr schnell technisch bereit gestellt werden, die Cloud ist ja dauerhaft verfügbar. Die gebuchten Pakete stehen innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung und sind einsatzbereit. Die Gewöhnungsphase bei Anwendung dieser neuen Werkzeuge oder auch Verfahrensweisen im Unternehmen dagegen brauchen Zeit, Verständnis und die Mitarbeit aller.

Robert Gwosdz: Meiner Erfahrung nach ist die Einarbeitungszeit tatsächlich immer höchst unterschiedlich. Die Grundzüge der Applikationen sind grundsätzlich schnell erlernt. Das heißt aber noch nicht, dass diese dann auch im Arbeitsalltag eingesetzt werden. Das passiert nur, wenn tatsächlich Mehrwerte für jeden Einzelnen erkennbar sind.

Was können Unternehmen/Institutionen dafür tun?

Maik Tanneberg: Der organisationsweite Einsatz neuer Tools wird ja normalerweise von der IT und der Geschäftsführung festgelegt. Meist mit dem Ziel, die Produktivität zu verbessern. Oft werden auch bisherige Verfahrensweisen überdacht. Um die Belegschaft für neue Werkzeuge und deren Möglichkeiten zu überzeugen, müssen sie von Beginn an mit in den Change-Prozess einbezogen und auch eine Mitbestimmung zugelassen werden. Nur so lassen sich die Änderungen mit einer hohen Nutzerakzeptanz verbinden.

Robert Gwosdz: Damit auch der Nutzen für alle Beteiligten von Anfang an erkennbar ist, setzen wir genau da an.
Gemeinsam mit dem Kunden beschäftigen wir uns mit den Mehrwerten und leiten daraus Ziele ab. Diese Ziele zu erreichen und die neuen Werkzeuge dabei sinnvoll einzusetzen, verstehen wir als unsere Aufgabe. So erhält der Auftraggeber Transparenz über den aktuellen Status und den Nutzen
der Einführung.

Wie genau geht ihr dabei vor?

Robert Gwosdz: Für die M365-Einführung empfiehlt sich in modular aufgebautes, standardisiertes Vorgehen. Dabei ist nicht jeder Baustein zwingend notwendig. Vielmehr schauen wir, wo der Auftraggeber gerade steht und da holen wir ihn ab.

Welche Module können absolviert werden?

Robert Gwosdz: Wenn es um grundlegende Informationen geht, um die Entscheidung für eine mögliche M365-Einführung treffen zu können, dann ist der Big Picture-Workshop für die Management- bzw. Entscheider-Ebene der richtige. In diesem Workshop erhalten die Teilnehmer einen Überblick über die Möglichkeiten der modernen Arbeit mit M365 und bekommen Konzepte für Einstiegsszenarien und Use Cases vorgestellt.

Maik Tanneberg: Zusammen mit den Key-Usern kann im zweiten Schritt „Microsoft 365 User Adoption“ ein klares Einführungsvorgehen sowie eine konkrete Roadmap für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Microsoft 365 erarbeitet werden. Im Admin Governance-Workshop werden Administratoren befähigt, selbstständig die M365-Umgebung zu konfigurieren und zu verwalten.

Übersicht der Microsoft 365-Workshops

Big Picture-Workshop

Einblicke in die Möglichkeiten und Vorteile von Microsoft 365.

• Vorstellung von Konzepten und möglichen Szenarien für Microsoft Cloud-Dienste im Unternehmen
• Vorstellung von Automatisierungskonzepten für IT-Prozesse
• Voraussetzungen für eine Hybrid-Umgebung
• Einstiegsbeispiele und Use Cases z. B. Aufgabenmanagement, Intranet bzw. Wissensmanagement-Plattform
• Hands on in einer Live-Demo

User Adoption-Workshop

Microsoft 365 erfolgreich einführen.

• Kennenlernen der M365-Dienste, -Lizenzen und -Funktionen
• Analyse von bestehenden Use Cases und Prozessen
• Prozessanalyse in den einzelnen Fachbereichen
• Priorisierung, Bewertung und Umsetzungsplanung der Use Cases
• Abbildung der Use Cases mit Werkzeugen von M365
• Live-Demo mit Workshopteilnehmern

Admin Governance-Workshop

Sichere Verwaltung der eigenen Microsoft 365-Umgebung.

• Analyse und Abstimmung von Richtlinien zum optimalen Betrieb
  der eigenen M365-Umgebung
• Unterweisung der Administration in die Verfahrensweisen von M365
• Demonstration von Funktionalitäten und Einstellungen
• Umgang und Konfiguration von
  Richtlinien

Gibt es unter den zahlreichen M365-Diensten ein Tool, was sich besonders für den Einstieg eignet?

Robert Gwosdz: Das kann z. B. Microsoft Teams sein. Teams ist das zentrale Werkzeug für die Zusammenarbeit an Aufgaben und Projekten gerade unter dem Aspekt von Home-Office. Das werden wir ein andermal ausführlicher aufgreifen.

Dann lasst uns noch über die Kosten reden. Wie sieht das aus bei einer Betrachtung von On-Premise zu Abo in einem Zeitraum von 3 oder 5 Jahren?

Maik Tanneberg: Für uns gilt das Motto „Sell it right“. Da die klassischen Lizenzen weiterhin zu erwerben sind, sind sie auch Teil unserer Analyse. Wenn die Analyse ergibt, dass diese Lizenzen für die Anforderungen ausreichen, werden wir diese auch immer empfehlen.