Microsoft 365 – der Modern Workplace – Teil 2

Welcher Aufwand sollte für die M365-Einführung eingeplant werden?

Maik Tanneberg: Die M365-Umgebung kann grundsätzlich sehr schnell technisch bereit gestellt werden, die Cloud ist ja dauerhaft verfügbar. Die gebuchten Pakete stehen innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung und sind einsatzbereit. Die Gewöhnungsphase bei Anwendung dieser neuen Werkzeuge oder auch Verfahrensweisen im Unternehmen dagegen brauchen Zeit, Verständnis und die Mitarbeit aller.

Robert Gwosdz: Meiner Erfahrung nach ist die Einarbeitungszeit tatsächlich immer höchst unterschiedlich. Die Grundzüge der Applikationen sind grundsätzlich schnell erlernt. Das heißt aber noch nicht, dass diese dann auch im Arbeitsalltag eingesetzt werden. Das passiert nur, wenn tatsächlich Mehrwerte für jeden Einzelnen erkennbar sind.

Was können Unternehmen/Institutionen dafür tun?

Maik Tanneberg: Der organisationsweite Einsatz neuer Tools wird ja normalerweise von der IT und der Geschäftsführung festgelegt. Meist mit dem Ziel, die Produktivität zu verbessern. Oft werden auch bisherige Verfahrensweisen überdacht. Um die Belegschaft für neue Werkzeuge und deren Möglichkeiten zu überzeugen, müssen sie von Beginn an mit in den Change-Prozess einbezogen und auch eine Mitbestimmung zugelassen werden. Nur so lassen sich die Änderungen mit einer hohen Nutzerakzeptanz verbinden.

Robert Gwosdz: Damit auch der Nutzen für alle Beteiligten von Anfang an erkennbar ist, setzen wir genau da an.
Gemeinsam mit dem Kunden beschäftigen wir uns mit den Mehrwerten und leiten daraus Ziele ab. Diese Ziele zu erreichen und die neuen Werkzeuge dabei sinnvoll einzusetzen, verstehen wir als unsere Aufgabe. So erhält der Auftraggeber Transparenz über den aktuellen Status und den Nutzen
der Einführung.

Wie genau geht ihr dabei vor?

Robert Gwosdz: Für die M365-Einführung empfiehlt sich in modular aufgebautes, standardisiertes Vorgehen. Dabei ist nicht jeder Baustein zwingend notwendig. Vielmehr schauen wir, wo der Auftraggeber gerade steht und da holen wir ihn ab.

Welche Module können absolviert werden?

Robert Gwosdz: Wenn es um grundlegende Informationen geht, um die Entscheidung für eine mögliche M365-Einführung treffen zu können, dann ist der Big Picture-Workshop für die Management- bzw. Entscheider-Ebene der richtige. In diesem Workshop erhalten die Teilnehmer einen Überblick über die Möglichkeiten der modernen Arbeit mit M365 und bekommen Konzepte für Einstiegsszenarien und Use Cases vorgestellt.

Maik Tanneberg: Zusammen mit den Key-Usern kann im zweiten Schritt „Microsoft 365 User Adoption“ ein klares Einführungsvorgehen sowie eine konkrete Roadmap für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Microsoft 365 erarbeitet werden. Im Admin Governance-Workshop werden Administratoren befähigt, selbstständig die M365-Umgebung zu konfigurieren und zu verwalten.