Microsoft 365 – der Modern Workplace

Modern Workplace ist das Gebot der Stunde – veränderte Arbeitsweisen wie Home-Office oder virtuelle Meetings erfordern neue Technologie, um in Firmenteams oder auch mit Kunden weiterhin gut zusammenzuarbeiten. Hier kommen die Möglichkeiten der Cloud zum Tragen, unkompliziert, ortsunabhängig und sicher auf alle benötigten Daten zuzugreifen. Wir vom GODYO-Magazin haben Robert Gwosdz und Maik Tanneberg gebeten, das einmal genauer darzulegen.

Bevor wir direkt ins Thema einsteigen, mit welchen Themen beschäftigt ihr euch bei GODYO?

Maik Tanneberg: Ich bin Projektleiter und Consultant für IT-Infrastrukturprojekte mit dem Schwerpunkt Cloud Computing im Microsoft-Umfeld. Dabei berate ich unsere Kunden bei der Planung und gebe technische Unterstützung beim Einsatz von Microsoft 365.

Robert Gwosdz: Meine Schwerpunkte ergänzen Maiks gut. Als Senior Consultant für unser ERP-System GODYO P4 bringe ich auch mein Know-how für die Analyse von Geschäftsprozessen und deren Optimierung ein. Hier nutze ich vor allem bewährte Methoden aus Design Thinking und Change Management.

Was ist eigentlich Microsoft 365 für euch?

Microsoft 365Robert Gwosdz: Für mich ist M365 in erster Linie eine große Plattform. Mit ihr gelingt ein erster einfacher Einstieg in die Welt des Cloud Computing, genauer in die Softwareas-a-Service (SaaS)-Welt.

Maik Tanneberg: Unternehmen können so im Handumdrehen mit Hilfe gängiger Office-Anwendungen digitale Services einfach nutzen und sofort Mehrwerte schaffen. Die einmaligen Investitionskosten sind niedrig. Abgerechnet wird nach einem nutzungsabhängigen Zahlungsmodell.

Warum, denkt ihr, ist das Thema M365 bzw. Modern Workplace gerade so wichtig?

Maik Tanneberg: Aus meiner Sicht bietet die Microsoft 365-Welt viele Möglichkeiten, die Zusammenarbeit von Menschen positiv zu verändern und dadurch bessere Ergebnisse zu erzielen. Auch bestehende Probleme, die durch den IT-Fachkräftemangel entstehen, können gelöst bzw. gemindert werden.

Welche Probleme löst M365 bei Kunden?

Robert Gwosdz: Unterschiedliche Anforderungen von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten lassen sich mit überschaubarem Aufwand unter einen Hut bekommen. Egal, ob das die Mitarbeiter im Home-Office, im Büro oder von unterwegs sind, die sich in unterschiedlichen Konstellationen abstimmen, an gemeinsamen Dokumenten und Projekten arbeiten oder die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten. Alle Beteiligten können sich schnell und direkt miteinander abstimmen, haben Zugriff auf die aktuellsten Informationen. Nichts muss noch hin- und hergeschickt werden.

Maik Tanneberg: Dazu kommt, dass der Arbeitsaufwand für Admins reduziert wird, z. B. entfallen die ressourcenintensiven Migrationsfragen zu immer neuen Microsoft Office-Versionen und das Lizenz- und Assetmanagement wird vereinfacht. Durch das Outsourcing kann der Admin Verantwortung für die Aufrechterhaltung des IT-Betriebes abgeben und gewinnt dafür Zeit für die Weiterentwicklung seiner IT. In Verbindung mit Pay-per-use lässt sich der Kosten-Nutzen-Faktor nicht nur einfach ermitteln, man hat die Kosten auch schnell im Griff.

Das hört sich ja alles sehr vielversprechend an. Trotzdem kann ich mir gut vorstellen, das Unternehmen bei solch einem Cloudansatz bedenken haben und noch etwas abwarten wollen.

Robert Gwosdz: Eine Abkündigung der klassischen Lizenzen ist aktuell nicht geplant. Allerdings liegt der Fokus der Weiterentwicklung schon in der Cloud. Nicht nur Microsoft, sondern auch weitere Anbieter verfolgen aktuell die Cloud First-Strategie. Wer innovative Features nutzen will und damit Mehrwerte im Unternehmen schaffen möchte, der sollte sich mit der M365-Welt und deren Möglichkeiten in Bezug auf das eigene Business vertraut machen.

Bevor Ziele definiert werden können, ist ja oft die Analyse der aktuellen Situation sehr hilfreich. Wie sieht denn die Ausgangssituation in vielen Büros aus?

Maik Tanneberg: Den Anwendern ist oft unklar, welche Aufgaben mit welchen Werkzeugen zu erledigen sind und häufig kennen sie die Werkzeuge und deren Möglichkeiten gar nicht richtig. Teilweise werden Innovationen nur durch neue Mitarbeiter ins Unternehmen getragen. Fazit: Es wird weiter wie bisher gearbeitet, wobei Verbesserungspotential verschenkt wird.

Robert Gwosdz: Der Geschäftsführung sind die Möglichkeiten ebenfalls nicht bewusst oder ihr ist unklar, wie der Weg zu einer Lösung so zu gestalten ist, dass auch die Endanwender mitgenommen werden. Dem Wandel wird viel zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet. Hier sollte mehr Kapazität in Change Management und Adoption liegen.

Wie könnt ihr bzw. GODYO Veränderungswillige unterstützen, diesen Wandel zu gestalten?

Robert Gwosdz: Für uns beginnt diese Aufgabe bei der Ermittlung der Mehrwerte, die mit der Plattform gehoben werden sollen und endet erst dann, wenn der Change Prozess auch beim Mitarbeiter vollzogen ist.

Maik Tanneberg: Kurz gesagt, von der technischen bzw. organisatorischen Erstberatung über die Geschäftsprozessanalyse bis zur Mitarbeiterschulung bekommt der Kunde alles aus einer Hand. Und nach dem Go-live unterstützen wir ihn auch mit Support.

Robert Gwosdz: Für alle diese Schritte können wir das tiefe
Fachwissen unserer Business-Consultants, Entwickler, IT-Administratoren und Security-Experten individuell abrufen. Wenn sich ein Kunde für diesen Weg mit GODYO entschieden hat, wie sehen den die ersten Schritte aus?

Robert Gwosdz: In einem ersten gemeinsamen Workshop stellen wir die Möglichkeiten der M365-Welt näher vor, erheben die aktuellen Anforderungen, definieren die Ziele und entwickeln mit dem Auftraggeber sein bedarfsgerechtes und zukunftsfähiges Konzept für seinen Weg in die digitale Welt.

Im nächsten Artikel mit euch werden wir das Thema M365 weiter vertiefen und auch näher auf die Workshops eingehen. Vielen Dank euch beiden für das Gespräch.

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