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Von Archivierung, Rechnungserfassung, elektronischen Akten über Revisionssicherheit, E-Mail-Archivierung bis zur Prozessautomation – wir beraten Sie gern.

GODYO-Unternehmensgruppe

DMS | ECM

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM)

Ein Dokumentenmanagement-System oder auch DMS genannt, ist der Grundstein für Ihre Digitalisierung. DMS bieten die Möglichkeit für effizientes und kostenschonendes Arbeiten. Denn die stetig wachsende Dokumentenflut stellt Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen. Neben rechtlichen Anforderungen wie der revisionssicheren Archivierung ist es wichtig, den Dokumentenfluss bestmöglich zu steuern.

Wir bieten Ihnen ein Dokumentenmanagement-System, welches exakt an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Die maximale Flexibilität gewährleistet Ihnen optimale und individuelle Prozesse.

GODYO | Ihr DMS-Partner

Ordnung schaffen und halten in Ihrem Unternehmen

Die wachsende Datenflut stellt Unternehmen vor Herausforderungen im Informationsmanagement

GODYO ECM DMS
  • Analoges Dokumentenmanagement benötigt viel Sorgfalt, Zeitaufwand und Geld. Ihr neues DMS – spart Zeit, senkt Kosten und erhöht die Produktivität
  • Dokumente sind entsprechend der Rechteverteilung schnell und unkompliziert zugänglich
  • Druckkosten und Papierverbrauch, sowie die Lagerhaltungskosten werden nachhaltig gesenkt
  • Compliance-Anforderungen werden automatisch eingehalten
  • Die Dokumentensuche wird dauerhaft beschleunigt, Ihre Mitarbeitet gewinnen somit neue Freiräume für Ihr Kerngeschäft.
  • Schnellerer und besserer Informationsfluss innerhalb Ihres Unternehmens
  • Die Archivierung und Datenablage sind vollständig DSGV-konform und rechtssicher

Das kann Ihr neues individuell konfigurierbares DMS

Wir helfen Ihnen raus aus dem Dokumentenchaos

“Revisionssicher” bedeutet “vor einer Revision (Abänderung) geschützt” – sprich manipulationssicher im Sinne der Compliance.

Anstatt Ihre Eingangspost von Hand zu sortieren und abzulegen, digitalisieren Sie Ihre Prozesse. Das spart nicht nur Zeit, sondern bringt weitere Vorteile mit sich.

Mit einer DMS-Lösung können Belege  mittels Erkennung und Capturing automatisiert verarbeitet werden.

Über die Volltext- und Metadatensuche können Informationen schnell und einfach gefunden werden.

Die Rechteverwaltung erleichtert Administratoren das Managen der Berechtigungen auch bei großen Datenmengen und vielen Benutzern.

Alles, was Sie zur Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie benötigen, in einem zentralen System vereint.

Ihr neues DMS/ECM zielt darauf ab, Informationsaustausch und Zusammenarbeit dezentral und standortübergreifend zu gestalten. Jeder Mitarbeiter erhält einen personalisierten und sicheren Zugang zum DMS/ECM. Dort sind alle relevanten Informationen, Dokumente und digitalen Arbeitsprozesse jederzeit verfügbar.

Mit dem Workflow-Management-System Ihrer neuen DMS/ECM-Lösung erstellen Sie aus analogen Geschäftsprozessen mit der Hilfe unserer DMS- und ECM-Experten in wenigen Schritten automatisiert ausgeführte, flexible digitale Workflows.

Mit digitalen Akten können Sie alle Ihre Dokumente archivieren und verwalten. Digitale Akten mit vordefinierter Ablagestruktur und Berechtigungen unterstützen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Für jeder Anforderung an digitale Akten, haben wir die optimale Lösung. Denn jede digitale Akte lässt sich individuell nach Ihren Vorgaben abbilden.

Ihr neues DMS/ECM bietet Ihnen eine rechtssichere, einfache und unkomplizierte E-Mail Archivierung nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Unsere DMS- und ECM-Experten kümmern sich darum, dass Ihre E-Mail Korrespondenz gesetzeskonform aufbewahrt wird.

Das ganzheitliche und digitale Management von Geschäftsprozessen ist notwendig um mit dem agilen Mitbewerbern Schritt zu halten. Eine gut strukturierte Prozessdokumentation dient dem Prozessverständnis bzw. die Prozesslogik transparent zu gestalten.

Der ganzheitliche Ansatz unserer DMS- und ECM-Lösung unterstützt Ihr Unternehmen dabei, ihre Aufgaben, Termine und Dokumente effizient zu verwalten und Projekte professionell zu organisieren. Unabhängig von Unternehmensgröße und Branche.

Digitales Dokumentenmanagement – die 6 wichtigsten Gründe

verwalten Sie Ihre Dokumente sicher und effizient

Automatisieren Sie Ihre Prozesse

Prozesse automatisieren

Mit dem DMS leiten Sie Dokumente automatisch durch Ihr Unternehmen und binden diese auch in beliebige Prozesse ein. Die zeitraubende und langwierige Weitergabe von Schreibtisch zu Schreibtisch entfällt.

Jederzeit aktuelle Dokumentenversion

Jederzeit die aktuelle Dokumentenversion

Wird in einem DMS mit Dokumentenhistorie ein Dokument neu abgespeichert, wird automatisch eine neue Version angelegt. So können überschriebene Dateien schnell und einfach wiederhergestellt werden.

Dokumentenbezogene Sachkosten mindern

Dokumentenbezogene Sachkosten mindern

Archivräume und Aktenordner gehören der Vergangenheit an. Dies mindert nicht nur die Material- und Raumkosten, auch die Transportkosten zu einem anderen Standort entfallen.

Stellen Sie Wissen zentral zur Verfügung

Wissen zentral zur Verfügung stellen

Alle Informationen werden zentral in elektronischen Akten gesammelt. Diese können jederzeit von Mitarbeitern abgerufen und verarbeitet werden. Die Geschäftsleitung kann aufgrund der breiten Datenbasis strategische Entscheidungen leichter treffen.

Mehr Komfort und Sicherheit beim Filesharing

Mehr Komfort und Sicherheit beim Filesharing

Ein weiteres Argument für ein DMS ist der kontrollierte Datenaustausch. Teilen Sie einfach und sicher Daten mit Kollegen, anderen Standorten und externen Partnern. Behalten Sie ohne ein zusätzliches System den Überblick über Ihre Daten.

Dokumente und E-Mails schneller archivieren

Dokumente und E-Mails schneller archivieren

Eine Ablage, die aus Papierstapeln und Aktenordnern besteht, ist umständlich und zeitaufwändig. Mit einem DMS ist dies in kürzester Zeit erledigt. Ein DMS bringt Ihnen bis zu 90 % Zeitersparnis beim Archivieren von E-Mails und Dokumenten.

Moderner Webclient und mobile App

Mit dem mobilen DMS-Webclient können Sie von überall auf die Dokumente und Prozesse Ihres DMS zugreifen. Egal, ob zuhause, auf Geschäftsreisen oder im Büro. Sie benötigen nur eine Internetverbindung.

Ortunabhängiges Arbeiten durch die mobile App:

  • Chat direkt am Dokument
  • Filesharing mit externen Firmen und Ansprechpartnern
  • Umfängliche Nutzung des agorum® core information center
  • Anbindung an agorum® workflow
  • Anbindung an die gesamte JavaSkript-Bibliothek von agorum® core
  • Offene Schnittstellen für Ihre eigenen unabhängigen Chatbots
  • Verfügbar für iOS, iPadOS und Android
DMS / ECM - GODYO

Wir sind Ihr Partner für DMS und ECM!

Ihr Experten-Team für digitales Dokumentenmanagement.
Wir begleiten Sie von der Planung über die Konzeption zur Implementierung bis zum Go-live.

umfassende Beratung zu DMS/ECM

Wir bieten Ihnen im Bereich DMS/ECM, Prozessberatung, Projektmanagement und unterstützen Sie in der Ideenentwicklung.

hauseigener Support

Unsere qualifizierten Mitarbeiter unterstützen Sie aus Jena mit direktem Draht zu den Consulting- und Entwicklungsteams.

Individualität

Unsere Leistungen und Produkte können an Ihre individuellen Prozesse und Anforderungen angepasst werden.

Softwareentwicklung

Durch unser agiles Entwicklungsmodell können Ihre Anforderungen schnell umgesetzt und Risiken reduziert werden.

Ihr persönlicher Ansprechpartner
Michael Jacobi

Wollen auch Sie von einem DMS und ECM profitieren?

Wir zeigen Ihnen wie!

Ihr persönlicher Ansprechpartner Michael Jacobi zeigt Ihnen zusammen mit unseren DMS- und ECM-Experten das volle Potenzial von Enterprise Content Management- und Dokumentenmanagementsystemen.

Von Archivierung, Rechnungserfassung, elektronischen Akten über Revisionssicherheit, E-Mail-Archivierung bis zur Prozessautomation – Michael Jacobi berät Sie gern.

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Enterprise-Content-Management (ECM)-Plattform agorum core

Neue Features in agorum core®

Mit dieser zentralen Plattform, die alle Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem bündelt, vermeiden Sie langes Suchen, unübersichtliche Prozesse und ermöglichen gleichzeitig die Arbeit im Home-Office mit voller Kontrolle über Ihre Daten.

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Automatisierter Rechnungseingang schafft Transparenz

Digitalisierung der Geschäftsprozesse: Automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang und beschleunigen Sie die Prüfung und Freigabe eingehender Rechnungen.